Verifactu obligatorio: ¿me aplica con Excel o a mano?

La respuesta corta: depende de si usas un sistema informático para expedir la factura, no de tu tamaño ni de tu facturación. Si escribes todas tus facturas a mano o con talonario, Verifactu no te afecta. Si usas Excel, depende de para qué. Y si te las hace la asesoría con un programa, sí te afecta aunque tú no toques un ordenador.

Lo que sigue es un árbol de decisión construido con las respuestas literales de las preguntas frecuentes de la AEAT, no con la interpretación de un fabricante de software. La diferencia importa: quien te vende el programa tiene un interés evidente en que la respuesta sea «sí, a todos».

• El árbol de decisión en seis preguntas
• Facturo todo a mano o con talonario
• Facturo con Excel o Word: dónde está exactamente la línea
• La trampa de mezclar: talonario para unos, programa para otros
• Quién queda fuera por régimen o por territorio
• Si factura mi asesoría, ¿quién queda obligado?
• Si estás dentro: las fechas y la norma que las fija
• «No estar obligado» no es una estrategia a tres años
• Preguntas frecuentes

Esto es una pieza de una sola pregunta: ¿me aplica a mí o no?. Si lo que necesitas es entender qué es Verifactu, el registro de facturación, el código QR o la diferencia entre modalidad verificable y no verificable, está en la guía general de Verifactu para pymes. Aquí no lo repetimos.

El árbol de decisión en seis preguntas

Contéstalas en orden. La primera que te saque, te saca.

#	Pregunta	Si la respuesta es SÍ
1	¿Estás sometido al SII (Suministro Inmediato de Información)?	Fuera. Los dos ámbitos son excluyentes
2	¿Tu actividad está sujeta a normativa foral en imposición directa (País Vasco o Navarra)?	Fuera del RD 1007/2023. En los territorios vascos aplica TicketBAI
3	¿Expides todas tus facturas a mano, con talonario o a máquina?	Fuera. No usas ningún sistema informático de facturación
4	¿Usas hoja de cálculo o procesador de textos solo para introducir datos, expedir, imprimir y conservar?	Fuera, mientras no des el paso siguiente
5	¿Ese fichero además genera libros registro, contabilidad u otro resultado para obligaciones tributarias?	Dentro. Tu hoja de cálculo es un SIF
6	¿Emite tus facturas un tercero (asesoría) con un programa?	Dentro. Queda sujeta y tú sigues siendo responsable

El eje es la pregunta 3, y casi todo el ruido comercial se apoya en confundirla: lo que activa la obligación es usar un sistema informático para expedir la factura, no ser autónomo ni tener ordenador en el despacho.

Facturo todo a mano o con talonario

La AEAT lo responde sin matices en su FAQ de ámbitos de aplicación, a la pregunta «Expido TODAS mis facturas de forma manual: ¿me afecta el reglamento…?»:

«En el caso de que la facturación se produzca de forma manual, por talonarios o escribiendo sobre los mismos a mano o a máquina, no le afectaría el RRSIF porque no utiliza NINGÚN sistema informático de facturación (SIF) para expedir sus facturas.»

Tres precisiones, porque cada una tumba un malentendido:

• «TODAS» va en mayúsculas en el original. No es estilo: es la condición. Basta con que una parte se expida con un programa para que cambie el escenario (ver el apartado de mezclar).
• «A máquina» está expresamente dentro. Lo que cuenta no es que haya un aparato, sino que haya un sistema informático de facturación.
• No es una exención, es una no sujeción. El reglamento regula sistemas informáticos y tú no usas ninguno. El día que uses uno, entras.

Facturo con Excel o Word: dónde está exactamente la línea

Aquí se concentra la desinformación, y el atajo habitual es dar por hecho que cualquier hoja de cálculo es un sistema informático de facturación. No lo es.

La AEAT distingue por uso, no por herramienta. Sobre hojas de cálculo (Excel, Numbers…) y procesadores de texto (Word, Apple Pages…) dice que el reglamento no le afectará si se utilizan exclusivamente para:

• Introducir los datos de las facturas.
• Expedir e imprimir las facturas.
• Conservar la información de facturación.

Y sigue: «Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias».

El ejemplo lo pone la propia Agencia, y es el que zanja la discusión:

«Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.»

Lo que haces con la hoja de cálculo	¿Es un SIF?	Por qué
Plantilla de factura que rellenas, imprimes y guardas en PDF	No	Uso limitado a introducir, expedir, imprimir y conservar
Listado de facturas emitidas con sumatorios y fórmulas	No	La AEAT lo cita como ejemplo expreso de uso no sujeto
Macro que genera el libro registro de facturas expedidas	Sí	Procesa la información para generar directamente el libro registro
Hoja que vuelca los datos a la contabilidad o a un modelo tributario	Sí	Genera un resultado usado para cumplir obligaciones tributarias
Programa de facturación comercial, aunque sea gratuito	Sí	Es un SIF por definición

La lectura honesta es incómoda para quien busca escapatoria: el Excel «limpio» que no sujeta es también el que no te resuelve nada. En cuanto lo automatizas para que te ahorre trabajo real, has cruzado la línea.

La trampa de mezclar: talonario para unos, programa para otros

La idea intuitiva sería: «uso el programa para los clientes grandes y el talonario para los pequeños, y así solo me aplica a una parte». La AEAT lo descarta:

«Con carácter general, no es posible que conviva la emisión de parte de las facturas con un SIF y parte de forma manual.»

Dicho de otro modo: si usas un SIF, toda tu facturación tiene que estar informatizada. No hay régimen mixto. Usarlo para una sola factura arrastra al resto.

Hay una excepción, y es estrecha: quien no usa ningún SIF pero está obligado por la Ley 25/2013 a emitir factura electrónica a una administración pública y lo hace con el programa gratuito MiFacturae a través de FACe. Ese caso no arrastra al resto. El matiz: cubre a quien no tiene otro sistema, no a las facturas generadas por un SIF propio en formato Facturae integrado con FACe.

Quién queda fuera por régimen o por territorio

Estas exclusiones operan antes que todo lo anterior: si estás en alguna, da igual con qué factures. Y sobre Canarias circula bastante confusión: está dentro.

Situación	¿Aplica el RD 1007/2023?	Matiz
Obligado al SII	No, respecto de sus propias facturas	«El ámbito subjetivo de ambos proyectos es excluyente»
Actividad sujeta a normativa foral en imposición directa (País Vasco, Navarra)	No, con carácter general	En Guipúzcoa, Vizcaya y Álava se aplica TicketBAI. En Navarra, según el Convenio Económico de la Ley 28/1990
Domicilio fiscal en Canarias, Ceuta o Melilla	Sí	Las referencias al IVA se entienden hechas al IGIC y al IPSI
Régimen simplificado de IVA	No con carácter general	Sí, si usa un SIF para expedir facturas voluntariamente
Recargo de equivalencia	No con carácter general	Mismo matiz: la expedición voluntaria con un SIF sujeta
Régimen de agricultura, ganadería y pesca	No con carácter general	Sí cuando emita facturas de obligada expedición usando un SIF

Fíjate en las tres últimas filas. La AEAT no dice «estos regímenes están exentos»: dice que no están obligados a expedir factura, salvo excepciones, y que si la expiden voluntariamente con un sistema informático, quedan sujetos. La exclusión viene de no tener que facturar, no del régimen.

Si factura mi asesoría, ¿quién queda obligado?

Escenario habitual en negocios pequeños: el empresario pasa los albaranes y la gestoría emite las facturas con su programa. La AEAT lo resuelve en dos tiempos.

Primer caso. El empresario emite materialmente sus facturas a mano y se las entrega al asesor para la llevanza de libros y obligaciones fiscales. Respuesta: no le afecta el RRSIF, porque no usa ningún SIF para expedirlas.

Segundo caso. El empresario entrega la información al asesor para que sea este quien emita materialmente las facturas, y el asesor usa un programa. Respuesta:

«Sí estará sujeto al Reglamento cuando el empresario entregue al asesor/gestor la información para que sea éste quien emita materialmente las facturas y utiliza un SIF. […] En cualquier caso, esta posibilidad no exime al obligado a expedir facturas (empresario) de la responsabilidad sobre dicho cumplimiento.»

Dos consecuencias. No hay huida hacia el asesor: delegar la expedición material no te saca del reglamento, solo cambia quién aprieta el botón. Y la responsabilidad última sigue siendo del empresario: si el programa de tu gestoría no cumple, el obligado eres tú.

Por eso la pregunta útil para tu asesoría no es «¿me afecta Verifactu?», sino ¿quién expide materialmente mis facturas y con qué programa?.

Si estás dentro: las fechas y la norma que las fija

Son dos, según el tipo de obligado: antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (artículo 3.1.a) y antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligados del artículo 3.1. Las fija la disposición final cuarta del RD 1007/2023, en la redacción que le dio el RDL 15/2025. El calendario detallado —incluido el plazo de los fabricantes de software, que no se movió, y qué puedes hacer hasta tu fecha— está en la guía general; aquí no lo repetimos.

Lo que sí toca añadir es el recorrido, porque es lo que explica que este calendario ya se haya movido dos veces y que una tercera prórroga sea plausible:

1. El RD 1007/2023, de 5 de diciembre fijó el 1 de julio de 2025 para todos los obligados tributarios.
2. El RD 254/2025, de 1 de abril lo desdobló y retrasó a 1 de enero y 1 de julio de 2026.
3. El RDL 15/2025, de 2 de diciembre (BOE del 3) los llevó a 1 de enero y 1 de julio de 2027.

La AEAT recoge las fechas vigentes en su nota informativa sobre la ampliación del plazo. Si lees un artículo que sigue hablando de julio de 2025 o de enero de 2026, está caducado y no por poco.

Que se haya aplazado dos veces no significa que vaya a aplazarse siempre. Significa que planificar contra una fecha concreta es frágil: lo sensato es cambiar de herramienta cuando tocaría cambiarla igualmente, no cuando salta el pánico.

«No estar obligado» no es una estrategia a tres años

Supongamos que has bajado el árbol y has salido fuera. Hoy no tienes que hacer nada. Ahora la parte honesta.

Primero: la no sujeción es frágil por diseño. Depende de que no automatices, de que no mezcles y de que nadie más emita facturas por ti. Basta con contratar una gestoría, comprar un TPV o programar la macro que llevas dos años posponiendo.

Segundo: existe una salida gratuita. Desde el 13 de octubre de 2025 la AEAT ofrece una aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU en su sede electrónica, para autónomos, profesionales y empresas con pocas facturas. Se accede con Cl@ve Móvil, certificado o DNI electrónico y no tiene límite de facturas. Dos condiciones antes de casarse con ella: no admite facturas simplificadas (todas deben llevar destinatario) y lo generado solo se gestiona desde la propia aplicación, sin exportación. Para quien emite quince facturas nominativas al mes, sobra. Para un comercio que emite tickets, no sirve.

Tercero, y esto es lo que decide el plazo real: viene otra obligación distinta por otra vía. La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales no es Verifactu, aunque se confundan a diario. Nace de la Ley 18/2022 «Crea y Crece» y la desarrolla el RD 238/2026, de 25 de marzo (BOE de 31 de marzo). Va por fases —doce meses para quienes facturen más de 8 millones de euros y veinticuatro para el resto—, pero el contador arranca con la orden ministerial que desarrolle la solución pública, todavía no publicada: la fecha exacta no está cerrada, la dirección sí. Lo tienes en la guía de factura electrónica obligatoria para pymes y autónomos.

Aunque hoy escapes de Verifactu por facturar a mano, la factura electrónica B2B te alcanzará igual y entonces el talonario ya no será una opción. Es la misma dirección que lleva el control horario: el registro de jornada todavía admite papel, y el real decreto que pretende prohibirlo y exigir registro digital lleva desde 2025 en tramitación sin publicarse en el BOE. Quien migra por decisión propia elige herramienta y calendario; quien migra a última hora se come lo que haya.

Lo que no vamos a hacer es decirte qué te conviene en tu caso: no lo sabemos y no es nuestro oficio. Con el árbol de arriba puedes llegar a tu asesoría con la pregunta bien formulada en lugar de con un «¿esto me afecta?».

Preguntas frecuentes

¿Verifactu es obligatorio para todas las pymes?

No. Es obligatorio para quienes usan un sistema informático para expedir facturas y están dentro del ámbito del RD 1007/2023. Quedan fuera los obligados al SII, las actividades sujetas a normativa foral en imposición directa y quien expide todas sus facturas de forma manual. El tamaño de la empresa no es el criterio.

Si uso una plantilla de factura en Word, ¿tengo que adaptarme?

No, mientras la uses solo para introducir los datos, expedir, imprimir y conservar la factura. Pasarías a estar sujeto si además genera directamente los libros registro de IVA o IRPF, la contabilidad o cualquier resultado para cumplir obligaciones tributarias.

¿Puedo facturar a mano a unos clientes y con programa a otros?

Con carácter general, no: la AEAT dice que no es posible que conviva la emisión de parte de las facturas con un SIF y parte de forma manual. Si usas un SIF, toda tu facturación debe informatizarse. La única excepción reconocida es usar MiFacturae para facturar a administraciones públicas cuando no se usa ningún otro SIF.

Estoy en recargo de equivalencia, ¿me libro?

No con carácter general, porque en ese régimen no hay obligación de expedir factura salvo excepciones. Pero si expides facturas voluntariamente usando un sistema informático de facturación, quedas obligado a cumplir el reglamento. Lo mismo se aplica al régimen simplificado.

¿Qué pasa si mi gestoría emite mis facturas con su programa?

La operación queda sujeta. Es el tercero quien debe generar el registro de facturación y, en modalidad VERI*FACTU, remitirlo. Pero la delegación no exime al empresario obligado a expedir facturas de la responsabilidad sobre el cumplimiento.